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總賬系統(tǒng)中已經(jīng)使用的科目設(shè)置輔助核算
文章導(dǎo)讀：當(dāng)一個(gè)科目已經(jīng)錄入期初余額和本期發(fā)生額后，由于精細(xì)核算的需求，要啟用輔助核算。如何設(shè)置？例：“其它應(yīng)收款”科目期初余額100元，本期借方發(fā)生200元，憑證已經(jīng)記賬。因?yàn)樵撈髽I(yè)“其它應(yīng)收款”主要
當(dāng)一個(gè)科目已經(jīng)錄入期初余額和本期發(fā)生額后，由于精細(xì)核算的需求，要啟用輔助核算。如何設(shè)置？
例：“其它應(yīng)收款”科目期初余額100元，本期借方發(fā)生200元，憑證已經(jīng)記賬。因?yàn)樵撈髽I(yè)“其它應(yīng)收款”主要是核算員工預(yù)借差旅費(fèi)和歸還差旅費(fèi)。公司老板就想知道，哪個(gè)員工有多少差旅費(fèi)沒有歸還。那么，這時(shí)就要把“其它應(yīng)收款”科目設(shè)置為“個(gè)人往來”的。如何設(shè)置？
處理步驟：
圖2-5 錄入“其它應(yīng)收款”的期初余額
圖2-6 修改憑證的上輔助信息
注意：上述的操作步驟，看似簡單，但一旦操作不當(dāng)，容易造成數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)（對(duì)賬不平）。下面就把誤操作給大家展示出來，在以后的操作過程中應(yīng)避免。
不正確的步驟及現(xiàn)象：
引申：年度結(jié)轉(zhuǎn)后，總賬期初余額也會(huì)出現(xiàn)總賬和輔助明細(xì)賬對(duì)賬不平的情況，可以參照上述的修改方法。
例：年度結(jié)轉(zhuǎn)后，總賬和客戶往來明細(xì)賬對(duì)賬不平是。錯(cuò)誤報(bào)告中顯示：應(yīng)收賬款科目總賬250元，明細(xì)賬200元。試算平衡，說明總賬數(shù)據(jù)是正確的。很可能在年度結(jié)轉(zhuǎn)過程中少結(jié)轉(zhuǎn)了一行明細(xì)記錄。
修改步驟：
注意：如果開始試算不平衡，明細(xì)記錄合計(jì)數(shù)正確，總賬數(shù)不正確。則修改步驟操作到第（3）步即可。
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例：“其它應(yīng)收款”科目期初余額100元，本期借方發(fā)生200元，憑證已經(jīng)記賬。因?yàn)樵撈髽I(yè)“其它應(yīng)收款”主要是核算員工預(yù)借差旅費(fèi)和歸還差旅費(fèi)。公司老板就想知道，哪個(gè)員工有多少差旅費(fèi)沒有歸還。那么，這時(shí)就要把“其它應(yīng)收款”科目設(shè)置為“個(gè)人往來”的。如何設(shè)置？
處理步驟：
- 反記賬，取消憑證審核和出納簽字；
- 進(jìn)入總賬期初余額中，把“其它應(yīng)收款”的期初數(shù)100清空
- 在會(huì)計(jì)科目中，把“其它應(yīng)收款”設(shè)置為個(gè)人往來輔助核算（會(huì)提示：“此科目已使用，修改輔助核算可能會(huì)造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤！是否繼續(xù)？”，點(diǎn)擊“確定”按鈕）；
- 期初余額界面，“其它應(yīng)收款”科目顯示為藍(lán)色，
圖2-5 錄入“其它應(yīng)收款”的期初余額
- 在填制憑證中，找到有“其它應(yīng)收款”科目的憑證，選中“其它應(yīng)收款”分錄，雙擊憑證右下角的
，錄入輔助信息。如圖2-6所示。
圖2-6 修改憑證的上輔助信息
- 重新對(duì)憑證審核、出納簽字，記賬。
注意：上述的操作步驟，看似簡單，但一旦操作不當(dāng)，容易造成數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)（對(duì)賬不平）。下面就把誤操作給大家展示出來，在以后的操作過程中應(yīng)避免。不正確的步驟及現(xiàn)象：
- 反記賬，取消憑證審核和出納簽字；
- 在會(huì)計(jì)科目中，把“其它應(yīng)收款”設(shè)置為個(gè)人往來輔助核算；（此時(shí)的現(xiàn)象：在期初余額界面，“其它應(yīng)收款”科目顯示為藍(lán)色，表示輔助核算的科目，輔助核算的科目是不能直接修改期初余額的，所以“其它應(yīng)收款”的期初余額100元無法刪除。）
- 雙擊“其它應(yīng)收款”的期初數(shù)，彈出個(gè)人往來期初錄入界面，錄入張三40元；李四60元。（此時(shí)的現(xiàn)象：退出個(gè)人往來期初錄入界面，則“其它應(yīng)收款”期初余額為200元。但明細(xì)記錄中顯示的是100元，這樣就造成了“總賬和個(gè)人往來輔助賬對(duì)賬不平”。）如圖2-7所示：
引申：年度結(jié)轉(zhuǎn)后，總賬期初余額也會(huì)出現(xiàn)總賬和輔助明細(xì)賬對(duì)賬不平的情況，可以參照上述的修改方法。
例：年度結(jié)轉(zhuǎn)后，總賬和客戶往來明細(xì)賬對(duì)賬不平是。錯(cuò)誤報(bào)告中顯示：應(yīng)收賬款科目總賬250元，明細(xì)賬200元。試算平衡，說明總賬數(shù)據(jù)是正確的。很可能在年度結(jié)轉(zhuǎn)過程中少結(jié)轉(zhuǎn)了一行明細(xì)記錄。
修改步驟：
- 到會(huì)計(jì)科目中，把“應(yīng)收賬款”的客戶往來輔助核算取消；
- 到總賬期初余額界面，這時(shí)“應(yīng)收賬款”的期初數(shù)是可以修改的。修改為與明細(xì)記錄合計(jì)一致（不管明細(xì)記錄合計(jì)是否正確）。本例中修改為200元。
- 再到會(huì)計(jì)科目中，把“應(yīng)收賬款”科目設(shè)置為客戶往來輔助核算；
- 再到總賬期初余額中，雙擊“應(yīng)收賬款”得期初數(shù)，參照上年末應(yīng)收賬款的客戶往來明細(xì)記錄，在這里補(bǔ)加記錄，或者修改記錄金額。使“應(yīng)收賬款”科目期初余額為250元。（還要保證試算平衡）。
注意：如果開始試算不平衡，明細(xì)記錄合計(jì)數(shù)正確，總賬數(shù)不正確。則修改步驟操作到第（3）步即可。樂山新益友科技有限公司，用友-暢捷通軟件暢捷服務(wù)聯(lián)盟3S店，操作過程如遇問題，請(qǐng)電話：0833-2446963或400-7022-788
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